.

Correcte afhandeling boekingstraject

    Voor veel mensen is het niet een dagelijkse bezigheid om een artiest of band te boeken.

    Wat is de procedure? Waar moet rekening mee worden gehouden? Hoe ga je te werk?

    Bands & Acts hanteert hierbij een logische werkwijze waarbij uiteindelijk duidelijke afspraken worden gemaakt met de opdrachtgever en de artiest, zodat mogelijke misverstanden tot een minimum worden beperkt.

    Bands & Acts werkt hierbij volgens de richtlijnen van de VECTA (Vereniging voor Evenementen, Concerten en Theater Activiteiten) en de Nederlandse Toonkunstenaarsbond.



    Het traject is als volgt:


    1
    .Opdrachtgever vraagt telefonisch of per E-mail informatie over band/act.


    2
    .Bureau checkt de beschikbaarheid, geeft prijsindicatie en geeft indien gewenst aanvullend advies.


    3
    .Bij beschikbaarheid plaatst de opdrachtgever een vrijblijvende optie
    (of boekt direct)


    4
    .Opdrachtgever krijgt bij een optie twee weken tijd om te beslissen, al dan niet na een eventueel kijk-/luister-/kennismakingsbezoek aan de band of act. Dit kan indien gewenst via het bureau worden geregeld. Wanneer een tweede belangstellende zich aandient voor de zelfde datum wordt afgewacht of de eerste optant tot boeking over gaat. Deze heeft altijd eerste keus.


    5
    .Wanneer de optie wordt ingetrokken en men afziet van een boeking brengt de optant het bureau hiervan op de hoogte. De geblokkeerde datum in de agenda van de artiest kan weer worden vrijgegeven. Wanneer de optie wordt gelicht stuurt het bureau per E-mail een offerte annex boekingsformulier. Hierin staan de exacte prijs voor het optreden en een twintigtal vragen die betrekking hebben op het optreden.


    6
    .De opdrachtgever retourneert het ingevulde formulier binnen vijf dagen naar het bureau.


    7
    .Het bureau maakt aan de hand van het boekingsformulier overeenkomsten naar de opdrachtgever, en ook naar de artiest. In de overeenkomst naar de opdrachtgever staan de specificaties van het optreden. Daarbij worden de algemene voorwaarden en de specifieke voorwaarden + eventuele artiestenriders betreffende het optreden als bijlage toegevoegd. Deze zijn onderdeel van de overeenkomst. In de overeenkomst van de artiest staan alle relevante gegevens van het optreden. De artiest krijgt ter inzage een uitdraai van de overeenkomst tussen de opdrachtgever en het bureau. De overeenkomsten worden ondertekend en vervolgens in tweevoud per post verstuurd. Bij de overeenkomst naar de klant toe wordt tegelijkertijd de factuur verstuurd.


    8
    .Zowel de opdrachtgever als artiest sturen de door hen ondertekende overeenkomsten binnen 8 dagen retour.


    9
    .Standaard is dat de gage, tenzij anders is afgesproken, één week voor het optreden is bijgeschreven op het rekeningnummer van het bureau. Dit geldt alleen voor optredens op basis van uitkoop.


    10
    .De artiest factureert het bureau en vervolgens wordt de artiest zo spoedig mogelijk door het bureau uitbetaalt. De wijze van betaling bij particuliere optredens gaat soms iets anders. De bureaugage wordt in dergelijke gevallen vooraf per factuur door de opdrachtgever voldaan en de artiest wordt op de avond zelf contant uitbetaalt door de opdrachtgever. Deze afhandeling geldt alleen voor artiesten die geen zelfstandigheidsverklaring of geldig VAR hebben. Klik hier voor meer informatie over dit onderwerp.


    11
    .Als laatste wordt het bureau graag geïnformeerd over hoe het optreden is verlopen. Hiertoe wordt een E-mail verzonden naar de opdrachtgever om een korte evaluatie/referentie te geven betreffende het optreden en de samenwerking met het bureau. Aan artiesten/bands wordt vooraf gevraagd om na het optreden hun ervaringen door te geven.